LAS REUNIONES Y SU UTILIDAD

Las reuniones son una forma necesaria de trabajar en equipo, pero también pueden convertirse en una pérdida de tiempo si no las gestionamos bien.

En este post quiero comentar algunos aspectos y experiencias concretas, ampliando una cuestión tratada en artículos anteriores. Además, así daré respuesta a varias preguntas que me han planteado, relacionadas con la gestión del tiempo pues de eso, y ser eficaces, se trata.

Reuniones: para qué

Si dos personas abordan juntas un tema, hablaríamos de encuentros bilaterales y no de reuniones, que sí lo serían con tres o más participantes. Esta distinción no es menor porque suelo recomendar que muchos asuntos se aborden solo entre los interesados, evitando así que otros pierdan tiempo.

Varias personas (tres o más) se reúnen porque de esta forma 2 + 2 = 5, es decir: los logros superarán claramente los recursos (tiempo) empleado, con ventajas cualitativas y cuantitativas. Si no, mejor evitar las reuniones.

reuniones

A muchos seres humanos les gusta reunirse sin motivo justificado. Cabría preguntarse si ocurre porque son poco productivos (incluso dispersos), necesitan socializar, les cuesta concentrarse y/o estudiar temas que requieran intensidad mental, etc. Quizás haya un poco de todo y la reunión sería su alternativa.

Lo natural es abordar el trabajo de forma individual, que sumado al de otros/as se convierte en un proceso donde se crea un producto o servicio.

Es decir, lo natural y primario para que la empresa obtenga sus objetivos es el trabajo personal, que puede requerir reuniones como complemento si confluyeran intereses y/o necesidades comunes.

En definitiva, las reuniones se justificarían por dos motivos:

  • Encuentros de varias personas para que, viéndose las caras, discutan algún punto que así lo requiera con la finalidad de lograr acuerdos y/o mejoras. Deben ceñirse a temas concretos realmente importantes y serían reuniones no periódicas.
  • Las previstas y habituales en órganos de gobierno, como el comité de dirección, donde se toman decisiones que conviene hacer «en vivo y en directo» para recoger las posturas de los participantes.

Y podríamos hablar de tres tipos de encuentros:

  • Las destinadas a tomar decisiones. Durarán muy poco tiempo.
  • Las deliberativas, que conviene sean las menores posibles.
  • Las mixtas: estas son las que necesitaremos planificar mejor porque son las mayores fuentes de pérdidas de tiempo.

En dichos casos, hay que concretar la finalidad, el orden del día (contenido), el horario, la duración, los participantes y quién será el moderador. Es decir la planificación.

las reuniones

Reuniones útiles

Como criterio general, me permito recomendar lo siguiente para asegurar la utilidad:

  • La planificación es la base de todo, y su responsable debería ser el moderador.
  • Máximo una hora de duración (1,5 horas, de forma justificada y excepcional). La persona al cargo ha de tener las ideas claras, al respecto.
  • Antes de incluir un punto en el orden del día conviene preguntarse: ¿es necesario? ¿puede tratarse bilateralmente y no de forma colectiva?.
  • Las reuniones periódicas es mejor que sean quincenales o mensuales. Y, en total un ejecutivo no debería tener más de dos reuniones a la semana (tres sería lo excepcional).
  • Celebrarlas a primera hora de la mañana (asistentes descansados).
  • Empezar con puntualidad, y cortar amablemente las dispersiones para evitar se alarguen. Ser estrictos y evitar temas no previstos.
  • En el orden del día poner quien se encargará de cada punto, y leerlo al empezar. También, al acabar, repasar los acuerdos tomados (especificando los responsables).
  • Empezar con la lectura del orden del día.
  • Y, hacer un seguimiento del cumplimiento de los acuerdos tomados.

¿Cuántas personas deben asistir a una reunión? En principio sólo las realmente interesadas. Y, recuerdo lo que Jeff Bezos implantó en su empresa (Amazon): «la regla de las dos pizzas», consistente en que asistieran el número de personas que pudieran comérselas.

Estar atentos

Y, para terminar, sugiero estar pendientes de tres cuestiones:

  • De las personas que tienen la «habilidad» de hacer perder el tiempo a las demás.
  • Al trabajo en remoto, no presencial, como fuente de reuniones innecesarias.
  • En definitiva, a la cantidad de tiempo que cada año se pierde en una empresa por reuniones prescindibles, mal planificadas y no bien gestionadas, etc. El costo de oportunidad y económico, que generan, puede ser muy gravoso. No exagero, y si alguien tiene alguna duda, que lo cuantifique.

Podríamos seguir hablando del tema reuniones y no acabar, pero prefiero dejarlo aquí. Tiempo habrá de volver sobre la cuestión.

Saludos cordiales a todas y todos.

@dirigirunapyme

Copyright © 2023 por F. Javier Díaz. Todos los derechos reservados.

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2 comentarios

  1. Has tocado uno de los temas más importantes de una organización: las reuniones.
    En mi experiencia profesional hago balance y el 80% han sido una pérdida de tiempo.
    Porque?
    • Puntualidad: siempre hay personas que llegan tarde «perdonar pero he tenido un imprevisto» (siempre son los mismos).
    • No ceñirse al orden y objetivo de la reunión «aprovecho la ocasión para comentar un tema que no es de interés general»
    • No dejar por escrito para todos los acuerdos adoptados.
    • Personas que no deberían formar parte de la reunión y que no aportan nada.
    • Porque tenemos esta reunión? No tiene sentido.
    • Reuniones con un final feliz: nos vamos todos juntos a comer y bebemos demasiado (tipycal spanish) y luego la tarde va por el aire.

    • ¡Qué comentarios tan interesantes e instructivos! Muchas gracias, Vicente, por hacerlos. Tocas puntos muy concretos y prácticos del mundo de las reuniones. Gracias de nuevo. Saludos cordiales.

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