DIRIGIR UNA PYME
El segundo artículo, históricamente, más leído de este blog es uno que abordaba los daños colaterales derivados de los difíciles años que hemos (¿seguimos?) vivido, sobre todo cuando de pequeñas empresas y sus empresarios se trata.
Dichas secuelas pueden dejarse sentir hoy, en especial algunas de sus consecuencias, en forma de tener pocas ganas de asumir riesgos, en convivir con un cierto y bajo estado de ánimo; incluso -no todos, claro- en derivar la propia actividad hacia tareas que ocupan el tiempo pero no generan valor (¿han dejado de tener objetivos?).
El estado de ánimo influye en la capacidad de ser competitivos, y especialmente -si fuera el caso- en cómo aprovechamos el principal recurso que tenemos (se trató en un post anterior): el tiempo, y cuya gestión (el provecho que le saquemos) nos diferenciará y hará más o menos competitivos, con resultados distintos.
La cuestión es simple (y compleja a la vez): nuestro tiempo y cómo lo «dirigimos» guarda una relación directa con trabajar bien (y no “mucho”) y con la posibilidad de alcanzar cierto grado de excelencia, único modo de lograr que una ventaja competitiva «personal» pueda ser fuente de otras en nuestra empresa, porque la misión personal y la empresarial están muy relacionadas.
Tiempo, persona, competitividad, empresa, excelencia,…. son ingredientes precisos para lograr un buen «guiso», siempre que intentemos superar estados de ánimo que no ayudan, y dificultan la productividad personal.
Para abordar lo expuesto (y aplicable también a los que «no tengan problemas»), además de aprender a decir que no muchas veces al día, hay que tener “el control” sobre nuestro tiempo, aprendiendo a sacarle jugo. Y, en mi opinión, la mejor herramienta para lograrlo es tener el hábito de planificar; y la «tecnología», trabajar en base a una agenda, que de alguna forma dirija nuestro horario.
Pero, agenda sin más es insuficiente: será preciso asegurar que los objetivos personales (y sus ilusiones) estén alineados con los empresariales (nuestro negocio). De lo contrario, dicho artilugio acabará siendo un incordio, y más si estamos cansados y bajos de ánimo, pues para tener ocupado sin más el tiempo no es imprescindible planificar (basta con hacer una cosa y después otra).
Vale la pena recuperar el ánimo y fijar objetivos que nos animen. Si fuera el caso, lograr recursos para mejorar el patrimonio familiar (y el bienestar de los que nos rodean), es compatible y complementario con impulsar la empresa recuperando rentabilidad y/o potenciando su imagen de marca; y, a su vez, poniendo en valor y transmitiendo la amplia experiencia que sí tenemos; etc.
¿Podemos gestionar el tiempo de tal forma que termine gustándonos … la agenda? Afirmativo (y no es masoquismo). Podemos empezar dedicando un rato durante el fin de semana para organizar las tareas de la siguiente, y al acabar cada jornada emplear cinco minutos a revisar y/o reprogramar (como última actividad diaria).
Veamos un caso real (un cliente), con 50 horas semanales (no creo haga falta más), 10 x 5 días; si alguna vez tuviéramos que trabajar el sábado, entonces 55 como máximo pues se llegó a la conclusión que estar más tiempo en la oficina (aunque «nos hayan echado de casa»), no era necesario ni tampoco se rendía más.
El rendimiento (productividad) tuvo que medirse (intensidad), empleando un sistema de auto evaluación, analizando qué finalidad tuvo cada hora empleada y su relación con los objetivos previstos (nuestros proyectos): que existan forma parte de la responsabilidad personal, porque a mayor relación entre fines y dedicación se obtiene superior intensidad (y productividad). Es lo que llamaríamos tareas propias (base para organizar la agenda).
Si el cociente entre nº de horas intensas (centradas en la propia misión, no en lo accesorio) y horas totales empleadas es = 1, estamos en la buena dirección. Si el resultado está entre 0,5 y 1, la situación puede ser aceptable pero mejorable. Si es < 0,5, hay que reflexionar en serio sobre las tareas propias, porque hay una relación directa entre dicho cociente y que la empresa vaya bien o mal (el término regular, no me gusta, por inapropiado). Reducir los trabajos impropios, formó parte de un plan de mejora.
Profundizando en la cuestión, se detectó que se empleaban ¡dos horas diarias! a «curiosear» con la excusa del correo electrónico, las redes sociales, entrar en internet sin necesidad directa con el trabajo … Siempre se puede mejorar, y reducir el déficit de atención (¿falta de compromiso y/o disciplina personal, con excusas para «escaquearnos»?).
Llevar una hoja de cálculo anotando lo que hacemos cada día (antes de acostarnos), ayudó a mejorar, y así se intentó lograr que los objetivos personales y de la empresa fueran viables. En definitiva, si hacemos 50 tareas y 25 no son lo relevante (lo propio), tendremos una hoja de ruta clara…, comprobando que casi todo es posible poniendo los medios.
Además, está el factor rapidez (carencia básica de muchas empresas españolas, la lentitud en actuar), porque los objetivos deben tener una dimensión temporal clara: hay que lograrlos por meses, trimestres, …; para tal fecha tiene que estar hecho. Y, esto implica esfuerzo diario para rendir (producir), a partir de lo cual comprobaremos que buscar el logro de lo propuesto (objetivos) genera ilusión, el mejor antídoto contra el desánimo.
Por último, entre los trabajos impropios se detectó un déficit en la capacidad de delegar, situación habitual dado que la naturaleza humana, buena por naturaleza, tienda a hacer el «trabajo de los demás» por comodidad, por inseguridad, o por lo que se, finalizo con referencia a un «valor» esencial: la productividad personal (pues de esto va lo escrito) tiene un componente de lealtad hacia el propio entorno (inclusive la empresa), y de ella puede depender en gran medida su bienestar.
En definitiva, podemos ser más competitivos: empecemos por lo sugerido, gestionar bien el tiempo pues de ello depende la referida productividad personal.
Saludos cordiales a todas y todos.
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