Cómo implantar el comité de dirección
Con esta segunda entrega sobre el tema, abordaré cómo implantar el comité de dirección, es decir cómo organizar dicho órgano y su operativa para que sea eficaz.
El gráfico siguiente resume los puntos a tratar.
El comité de dirección es un órgano para dirigir en equipo, analizando y tomando las decisiones precisas, con la finalidad de cumplir los objetivos mediante el despliegue de la estrategia, siendo esto precisamente lo que lo define y diferencia: debe tener un enfoque estratégico.
Y, NO sirve para temas puntuales, de interés bilateral, o de otra naturaleza que no esté previsto en el plan de objetivos (concretado en un DPO).
¿En qué circunstancias conviene tener un comité directivo? Cuando la empresa, pyme en nuestro caso, tenga un tamaño (ver post anterior), exista un liderazgo definido (de lo contrario lo desaconsejo), y disponga de un plan de negocio (objetivos, metas) y equipo de ejecutivos con un mínimo de visión estratégica (hay que ser más que un «mero currante»).
Aunque el liderazgo e impulso es personal y el máximo responsable será siempre el director general, se compartirá la forma de abordar las prioridades en términos de corresponsabilidad.
El comité dependerá del consejo de administración (si lo hubiera) para su constitución y finalidad, y/o del primer ejecutivo para que se cumpla el proceso previsto; y, tendrá el nivel jerárquico siguiente al del referido director general.
Trabajar en equipo con la mejor implicación de todos será una garantía de éxito, contrario al individualismo y/o al «ordeno y mando».
Procedimiento para que funcione bien el comité
Una vez decidido crear el comité hay que organizarlo y asegurar que funcione correctamente. Esto se abordaría mediante lo que llamaríamos «procedimiento para el trabajo del comité».
Dicha herramienta, el procedimiento, es recomendable sea diseñado y redactado (¡siempre por escrito!) por un profesional con experiencia en la materia, normalmente un consultor externo. Y, lo aprobará el comité de dirección.
Ya nos hemos referido en párrafos anteriores a la dependencia funcional y la razón de ser del comité.
El documento indicará qué personas (responsables funcionales) lo integrarán, normalmente de las principales áreas (5 ó 6, máximo), y fijará los objetivos a cumplir (lo habitual será referirse a los de la empresa, quid de la cuestión).
Y, resumimos a continuación, muy someramente, el contenido de las reuniones, núcleo de la actividad del comité:
Hay que elaborar una relación de temas a tratar en cada reunión (actualizarlo anualmente): unos fijos o periódicos y otros según convenga. Los puntos centrales serán cada uno de los objetivos previstos y cuestiones relacionadas; y todos los miembros del comité tendrán que informar, con mayor o menor frecuencia, pues de ellos dependerán loa diferentes retos.
El procedimiento indicará también la periodicidad de las reuniones (sugiero quincenal), el día, hora y lugar de celebración habitual.
Respecto la duración de las sesiones recomiendo, encarecidamente, que no superen los 60 minutos y sólo, en casos excepcionales, se alarguen hasta un máximo de hora y media. Si no fuera así (conozco casos), y abarcaran varias horas, la eficacia de las reuniones disminuirá de forma significativa y se perderá mucho tiempo.
El comité contará -y así se explicará en el documento- con un coordinador que se encargará de su funcionamiento, y todo lo que ello implica, entre lo que destacaría la preparación, convocatoria y moderación de las reuniones. Lo nombrará el director general.
Cada reunión tendrá un orden del día, que conviene sea remitido (por email u otro medio) a los asistentes varios días antes, indicando también quien se encargará de preparar e informar de cada punto, lo cual implica que también con antelación estén disponibles los informes precisos para ser estudiados por todos.
El estudio previo de los informes es esencial, y no procede aprovechar las reuniones para leerlos: es el principio del fin para un grupo de trabajo como este.
Las sesiones podrán tener, previamente y aparte, encuentros de los interesados para preparar asuntos que convenga.
Además, recomiendo que el punto 1 del orden del día sea revisar el estado de acuerdos tomados con anterioridad, informando sobre ello por parte del coordinador.
Las reuniones deben ser para tomar decisiones, sobre todo, e informar de cuestiones así previstas en el orden del día. NO son para analizar en destalle temas que han de venir ya trabajados (de lo contrario el encuentro se eternizará). De ahí que el papel del coordinador sea clave, reconduciendo, explicando que «esto no toca», etc.
Y, las sesiones deben empezar con puntualidad, sin periodos de «cortesía».
Al acabar la reunión, el coordinador leerá los acuerdos tomados y después remitirá el acta que los recogerá.
Por último, es aconsejable tener una carpeta informática en la red interna donde se ponga lo relativo a cada reunión, el calendario de temas a tratar, y un cuadro o similar donde se refleje la situación de cada acuerdo tomado.
En definitiva, el comité de dirección es un instrumento muy útil para lograr los objetivos, a través del trabajo en equipo; y lo importante no es sólo tenerlo: debe funcionar bien.
Saludos cordiales a todas y todos.
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